Dokumentenmanagement umfasst je nach Organisationsanforderung und ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

• die originäre Erstellung innerhalb der "Erzeuger-Organisation"
• eine Kommentierung, ev. Korrektur innerhalb der "Erzeuger-Organisation"
• eine eventuelle Versionierung innerhalb der Fachabteilung
• rechtsverbindliche Unterschrift(en) innerhalb der "Erzeuger-Organisation"
• eine eventuelle Versionierung nach Empfänger-Kommentar
• Kopien (Scannen) für die Ablage innerhalb der "Erzeuger-Organisation"
• Kopien für ev. weitere Empfänger
• Versand je nach Eil-Erfordernis per Post oder Express
• Ablegen, bzw. Archivieren gemäß gesetzlichen Anforderungen

• Öffnen und Sortieren aller Dokumente aus Postempfang
• Verteilen mit ev. Kopien an zuständige Abteilungen
• Prüfen, Kommentieren, Freigeben
• Ablegen in den zuständigen Abteilungen
• eine eventuelle Versionierung innerhalb der Fachabteilung
• Archivieren gemäß gesetzlichen Anforderungen

In der Regel werden die meisten Dokumente heute zwar schon elektronisch auf PC-Arbeitsplätzen erzeugt, anschließend dann mit Medienbrüchen zum Teil mehrfach wieder ausgedruckt und eingescannt. Eine Erklärung für diesen in Kauf genommenen Zeit- und Kostenaufwand, inklusive der Fehlerquote mag die nach wie vor geringe Kenntnis zu dem Leistungsvermögen moderner elektronischer Dokumentenmanagement-Systemen sein und die Abwehrhaltung, bestehende Prozesse zu optimieren.

Wir zeigen Ihnen beispielhaft oder in Ihrem Umfeld wie durch den Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems:

• Zeit und Kosten gespart werden können
• die Kunden- und Mitarbeiter-Zufriedenheit sich erheblich steigern lässt